Satsaa kommunikaatioon – se kannattaa

Hyvä kommunikaatio ja viestintä pelastaa monesta ongelmasta. Matkustin torstaina aamuvarhaisella Amsterdamiin. Määränpäässä riehui suoranainen myrsky, ja sään tyyntymistä odotellessa kone joutui odottelemaan Helsinki-Vantaan lentoasemalla lähtölupaa toista tuntia. Matkustajat sisällä. Kapteeni ja muu henkilökunta pelasti tilanteen mainiosti; tiedotus toimi alusta loppuun asti hienosti; leppoisalla tavalla kerrottiin viiveen syyt, tilannetta pahoiteltiin, ja ennakoitu uusi lähtöaika kerrottiin aina kun uutta tietoa tuli. Matkustajat ymmärsivät tilanteen ja nurinaa ei kuulunut.

Matkani kohde oli Rotterdam, ja kokous 26 maata edustavien kollegoiden kanssa. Myös tässä kokouksessa toimivan kommunikaation tärkeys korostui. Esityksiä ja keskustelua kuunnellessani mieleen nousi myös aikakausi vajaan kymmenen vuoden takaa; silloin vastaavissa kokouksissa piti olla jopa tulkit. Onneksi ei enää. Silti – vaikka työkieli on englanti – on mielenkiintoista havainnoida kuinka vahvasti kunkin osallistujan oma kulttuuri- ja kokemustausta määrittää sitä, miten asiat ymmärretään. Tutuista asioistakin käytetään kovin erilaisia termejä, pahimmoillaan erilaisia kansallisesti vakiintuneita lyhenteitä. Toisaalta, kun viestit on huolella jäsennelty ja tehty ajatellen osallistujajoukkoa, on nautinnollista päästä saman tien kunnon substanssikeskusteluihin sen sijaan, että keskusteluaika tuhlaantuisi vain siihen, että ymmärettäisiin mistä on kyse.

Kirkasta suunta ja tavoite, ja millä sinne päästään

Näiden pohdintojen keskellä tulin jälleen vakuuttuneeksi siitä, että kaiken muun yläpuolella tärkeysjärjestyksessä on se, että kaikki ymmärtävät yhtenevällä tavalla suunnan sekä tavoitteen, johon yhdessä pyritään. Kun tämä tavoite – tai selkeä visio – konkretisoidaan kunnolla, on kaikki muu keskustelu helpompaa. Parhaimmillaan innostus lisääntyy ja energia kohdistuu aivan udella tavalla niihin asioihin, jotka ovat avainroolissa tavoitteiden saavuttamiseksi – ja tuloksiakin syntyy aiempaa nopeammin.

Kollegat jotka käyvät työhuoneessani eivät ole voineet välttyä fläppitaululta, jota säännönmukaisesti käytän apuna jäsentämään keskusteluitamme. Fläpin silminpistävimmät osat ovat kolme nuolilla toisiinsa kytkettyä pallukkaa. Ylin pallukka on otsikoitu ”Visio ja tavoitteemme”, toinen kysymysmuotoisesti: ”Millä tekemisillä pääsemme tavoitteisiimme?”, ja kolmas: ”Mitä resursseja [kuten ihmisiä/osaamista, aikaa, rahaa, tietojärjestelmiä, jne.] tarvitsemme?”. Tätä rakennetta sovellamme niin arkisiin asioihin kuin myös mittaviin strategisiin hankkeisiin. Kommunikaation rooli on jälleen keskeistä: ymmärtäväthän kaikki nämä asiat yhtenevällä tavalla, ja onhan kommunikaatio kaksisuuntaista ja riittävää? Yllättävän usein arkisissakin asioissa pikainen keskustelu ”kolmen pallukan” kohdalla on havaittu tärkeäksi. Puhumattakaan suurista kehitysprojekteista, joissa asiat kannattaa kerrata useampaan kertaan myös projektin aikana. Toki fläppitaululla on paljon muutakin, mutta niitä avaan myöhemmissä blogikirjoituksissani :-).

Rotterdamin kokouksessa onnistuimme hyvällä tavalla soveltamaan näitä ”fläppitauluni oppeja”, ja katsomaan tulevaisuuteen, hahmottamaan miten näemme terveys- ja lääkealan kehityksen, ja kirkastamaan innostavia tavoitteita lähivuosiksi, sekä määrittämään mikä on se polku jolla edetään. Näillä eväillä mennään taas pitkälle.

 

Ps. loppukevennykseksi kommunikaatiosta sopii torstai-illan matkamme rotterdamilaiseen illallisravintolaan. Ryhmällemme oli kerrottu vain se, että menemme hotellilta bussilla lyhyelle risteilylle ja sen jälkeen illalliselle. Voit ehkä kuvitella sen tunteen, kun bussimme lyhyen ajon jälkeen kaartoi satama-alueen reunalta luiskalle – ja ajoi suoraan mereen! Huh, onneksi bussi kellui. Se oli itse asiassa ns. amfibioajoneuvo. Huima kokemus sinänsä, ja säikähdys olisi ollut ehkä hieman lievempi, jos tietoa olisi ollut ennen ”risteilyä” 🙂